선고컨설팅은 기업과 브랜드의 소식을 보도자료로 기획하고 원고 작성과 언론사 게재·배포를 지원하는 언론홍보 서비스를 운영한다. 신제품 출시와 사업 확장, 행사와 서비스 안내 등 기업이 알리려는 내용을 자료로 정리한 뒤 독자에게 필요한 정보를 중심으로 기사 구성을 잡는 방식이다.
기업 언론홍보를 처음 맡기면 매체 수나 발행 날짜부터 비교하기 쉽다. 그러나 같은 기업 소식도 어떤 사실을 중심에 두는지에 따라 원고의 내용은 달라진다. 제품이 새로 출시됐다는 소식과 기존 제품의 이용 방법을 설명하는 정보는 독자가 찾는 답이 다르므로 기사 목적부터 정할 필요가 있다.
알릴 소식과 독자가 필요한 정보 구분
기획 단계에서는 무엇이 달라졌는지를 먼저 정리한다. 새로운 제품이나 서비스가 생겼는지, 판매 지역이나 이용 대상이 확대됐는지, 신청 일정이 시작되는지 등 구체적인 변화가 기사 주제가 될 수 있다. 기업을 소개하는 문장만 길게 나열하기보다 이번 소식의 핵심을 분명히 하는 과정이다.
대상 독자도 함께 살펴야 한다. 일반 소비자에게는 이용 방법과 가격·조건이 중요할 수 있고, 기업 고객에게는 제공 범위와 도입 절차, 담당 문의처가 필요할 수 있다. 모든 독자를 한꺼번에 설득하려고 하면 기사 안에 서로 다른 정보가 뒤섞이기 쉽다.
기업이 강조하려는 장점은 구체적인 자료와 연결한다. 빠르다는 표현이라면 어떤 작업의 소요시간인지, 무료라는 표현이라면 어떤 항목까지 비용이 없는지 설명할 수 있어야 한다. 조건이 붙는 혜택은 대상과 기간, 제외 범위를 함께 적어야 독자가 정확히 이해할 수 있다.
자료를 제공할 때는 확정 사실과 계획을 구분하는 것이 중요하다. 계약을 검토하는 단계와 계약이 체결된 상태, 출시 목표와 실제 판매 시작은 서로 다르다. 예상 일정을 확정된 일정처럼 적으면 발행 이후 기업과 독자 모두에게 혼동을 줄 수 있다.
보도자료 작성에 필요한 자료
기본 자료에는 회사와 브랜드의 정확한 이름, 서비스 설명, 관련 일정, 담당 문의처가 포함된다. 제품이나 시설 사진을 사용하는 경우에는 촬영 장소와 사용 권한도 확인해야 한다. 여러 협력사가 관련된 사업은 주최·주관·운영·후원 등의 역할을 정확히 구분해 전달하는 편이 좋다.
매출이나 이용자 수와 같은 수치를 넣으려면 집계 기준을 함께 정리한다. 누적과 월간, 전체와 특정 서비스, 계약 건수와 실제 이용 건수는 다른 지표다. 숫자만 전달하는 대신 기간과 범위를 알려주면 본문에서 의미를 잘못 확대할 가능성을 줄일 수 있다.
자격이나 인증, 등록 이력을 함께 소개하려는 기업은 증서의 명칭과 유효기간, 적용 대상을 정리해 전달하면 된다. 직원 개인의 자격과 기업이 보유한 인증은 대상이 다르며, 지점별로 등록 내용이 달라질 수도 있다. 자료를 준비할 때 해당 회사나 사업장에 적용되는 항목을 나누어두면 원고의 업무 범위를 설명하기 쉽다.
관계자 의견을 함께 소개하려는 기업은 답변 내용과 발언자의 이름·직함을 자료에 포함하면 된다. 제품 개발 배경이나 서비스 이용 방법을 설명한 답변이 있으면 관련 소식과 연결할 수 있다. 별도 발언이 없는 경우에도 제품 설명서와 일정, 이용 조건을 바탕으로 보도자료 작성을 협의할 수 있다.
기획·작성·게재 단계별로 확인
선고컨설팅의 언론홍보 업무에서는 기업이 제공한 자료를 토대로 제목과 본문의 중심을 정하고 독자에게 필요한 내용을 구성한다. 원고를 확인할 때는 회사 내부에서 익숙한 표현이 일반 독자에게도 이해되는지 살펴볼 필요가 있다. 전문용어를 써야 한다면 의미를 짧게 설명하면 된다.
제목에는 신제품 출시나 서비스 개편처럼 이번에 알릴 소식의 핵심을 담고, 부제목에는 이용 대상과 특징, 일정 등을 나누어 배치한다. 기업이 준비할 자료도 이에 따라 달라진다. 사업의 현재 진행 단계와 이용 가능 지역을 함께 전달하면 발표 내용과 실제 서비스 범위를 맞춰 구성하기 쉽다.
원고 검토는 오탈자만 찾는 절차가 아니다. 제품명과 날짜, 문의처가 맞는지, 제공 조건이 빠지지 않았는지, 사진과 본문의 설명이 일치하는지 함께 확인해야 한다. 변경 내용이 생겼다면 관련 문장과 제목, 부제목도 같이 수정해 앞뒤가 맞도록 해야 한다.
게재를 의뢰할 때는 대상 매체와 주제별 게재 조건을 확인한다. 배포 요청과 실제 게재는 구분되며, 약정한 업무가 원고 작성인지 배포인지 게재 지원까지 포함하는지 알아두는 것이 좋다. 원하는 일정이 있다면 자료 전달과 최종 확인에 필요한 시간도 함께 고려해야 한다.
발행 이후 활용할 정보까지 정리
게재된 기사는 기업 홈페이지나 SNS에서 관련 소식을 소개하는 자료로 활용할 수 있다. 기사를 연결할 때는 원래 제목과 발행 매체, 관련 링크를 함께 정리하면 내용을 찾아보기 쉽다. 유료 홍보로 게재한 콘텐츠는 독자가 광고성 자료임을 알 수 있도록 해당 매체의 표시 방식도 확인해야 한다.
홍보 콘텐츠를 여러 채널에 연결할 경우에는 가격과 일정, 문의처가 서로 다르지 않은지도 살펴야 한다. 기사에는 이전 조건이 적혀 있고 예약 페이지에는 새로운 조건이 표시돼 있으면 독자가 어느 정보를 기준으로 해야 하는지 혼동할 수 있다. 변경될 가능성이 큰 내용은 발행 전에 확인할 필요가 있다.
언론홍보의 결과를 볼 때도 게재와 검색 노출, 문의·구매를 각각 나누어 살펴야 한다. 기사 URL이 생겼다는 사실만으로 특정 검색어의 상위 노출이나 매출 증가가 보장되는 것은 아니다. 기업은 실제 문의 과정에서 어떤 정보를 보고 연락했는지 파악해 다음 홍보에 활용할 수 있다.
소개할 정보가 여러 가지라면 제품의 기능, 이용 조건, 도입 절차 등으로 나누어 기획할 수 있다. 소비자가 제품을 처음 알아보는 단계와 실제 문의를 준비하는 단계에서 필요한 정보는 다르다. 각 주제에 필요한 설명서와 사진, 문의처를 정리해 전달하면 기사별로 다룰 범위를 협의할 수 있다.
선고컨설팅에 문의할 때는 알리고 싶은 소식, 대상 독자, 희망 일정, 보유한 원고와 사진을 함께 전달하면 된다. 자료 준비 수준과 필요한 업무를 바탕으로 원고 작성과 배포·게재 지원 범위를 나누어 검토할 수 있다.
원고 작성에 들어가기 전에는 한 문장으로 이번 소식을 설명해 보는 방법도 유용하다. 누구에게 어떤 변화가 생겼고 언제부터 적용되는지 말할 수 있다면 필요한 자료의 범위를 정하기 쉽다. 설명이 길어지면 서로 다른 소식이 섞인 것은 아닌지 살펴보고 기사 주제를 나눌 수 있다.
언론홍보 서비스의 진행 범위와 문의는 선고컨설팅 카카오톡 채널(http://pf.kakao.com/_lVqxmn)에서 안내한다.
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